Hva er Shape Up, og hvordan tar vi det i bruk?

Du kan lese hele Shape Up-metoden gratis på Basecamp sine nettsider eller kjøpe den i bokform. Forfatteren, Ryan Singer, jobbet med utvikling hos Basecamp og skapte Shape Up for å løse vanlige utfordringer i prosjektarbeid, som for eksempel hvordan man unngår urealistiske tidsfrister og holder prosjekter innenfor en håndterbar størrelse.

I Shape Up deles arbeidet opp i sykluser på maks 6 uker. Dette betyr at ingen arbeidsoppgaver skal være så store at de ikke kan bli ferdige i løpet av denne perioden. Ved å sette klare tidsrammer unngår man lange prosjekter som drar ut i tid og blir vanskelig å fullføre.

Shaping

Shaping er prosessen hvor man tilpasser og forbereder en oppgave godt nok til at teamet kan utføre den på 6 uker. Dette krever at man vurderer både “apetitt” (hvor mye tid og energi man ønsker å bruke) og verdien av oppgaven. Poenget med shaping er å sørge for at oppgavene er klare og tydelige, men uten å låse designere og utviklere til detaljer – slik at de fortsatt kan finne de enkleste løsningene.

Eksempelvis brukes såkalte "fat marker sketches" for å sørge for konseptuell forklaring, uten å gå i detaljer på design. Dette gir nok spillerom for designere og utviklere i selve syklusen til å finne kreative løsninger.

I Shape Up er et viktig prinsipp “fixed time, variable scope” – altså fast tid, men fleksibelt innhold. Dette betyr at prosjektets tidsramme ikke kan utvides, men at man kan justere oppgavene for å holde seg innenfor tidsrammen. Slik unngår man å måtte presse inn flere ting enn nødvendig, og sikrer at prosjektet fullføres i tide.

Pitch

Når en oppgave har blitt tilpasset gjennom shaping, er den klar til å presenteres som en pitch. Dette er en kort presentasjon som forklarer oppgaven og verdien den kan tilføre. Pitchene blir så vurdert ved et “betting table”, der teamet diskuterer hvilken pitch som gir mest verdi og er verdt å prioritere. Kun de beste pitchene blir valgt for neste syklus.

Cool-down

Etter hver 6-ukers syklus kommer en “cool-down” periode på to uker, hvor teamet kan ta en pust i bakken. Denne tiden brukes til å utforske nye idéer, rette opp feil, eller ferdigstille oppgaver som ikke rakk å bli helt ferdige i forrige syklus.

“Circuit breaker” er en funksjon i Shape Up som hjelper teamet med å stoppe oppgaver som tar for lang tid. Om en oppgave viser seg å være større enn forventet og ikke kan ferdigstilles i løpet av 6-ukersperioden, blir den avsluttet i stedet for at man utvider tidsrammen. Slik unngår teamet å bruke for mye tid på oppgaver som kan bli krevende å fullføre.

"Cutting scope isn’t lowering quality" – Shape Up har et ord for å holde scope innenfor de satte rammene – "Scope hammering" – som handler om å skille "må ha" oppgaver fra "fint å ha" oppgaver.

Basecamp bruker Shape Up for å gi teamet sitt mest mulig fokusert arbeidstid og unngå tidstyver som stjeler oppmerksomhet. Shape Up-metoden, kombinert med Basecamps arbeidsteknikker, er laget for å holde teamet produktivt, engasjert og på rett spor. For de som ønsker å lære mer, kan du lese Shape Up gratis på Basecamps nettsider eller kjøpe boken.

Hvordan bruker vi det i Vasser?

Hos oss er Shape Up en stor inspirasjon i måten vi jobber med prosjekter, men vi tilpasser metoden til våre behov. Vi bruker de ulike prinsippene i Shape Up-modellen som byggesteiner for vår egen prosjektmetodikk.

Vi har blant annet tatt i bruk shaping-prosessen for å bryte ned oppgaver og definere dem klart før vi setter i gang, men vi tilpasser omfanget slik at det passer våre prosjekter og tidsrammer. Dette gir oss et godt utgangspunkt uten at vi trenger å låse oss til 6-ukers sykluser.

Vi benytter også prinsippet om “fixed time, variable scope”, noe som gjør at vi kan justere oppgavene etter tiden vi har tilgjengelig. På denne måten unngår vi urealistiske tidsplaner og holder prosjektet på rett spor. Dette er minst like relevant på interne oppgaver som på kundeprosjekt. Vår tilnærming til “betting table” er også forenklet; vi gjør en prioritering for hvert prosjekt basert på verdi og ressursbruk, slik at vi kan sikre at vi alltid fokuserer på de viktigste oppgavene.

Selv om vi ikke bruker Shape Up som en komplett metode, hjelper prinsippene oss å skape en god balanse mellom struktur og fleksibilitet i hverdagen. Med inspirasjon fra Shape Up kan vi tilpasse vår arbeidsflyt for både små og store prosjekter, og sørge for at teamet har frihet til å være kreative samtidig som vi holder fokus på å levere verdi til kundene våre.

Oppsummering

Gründerne bak Basecamp (eller moderselskapet 37Signals) har skrevet flere bøker om temaene produktivitet, bedriftskultur, "remote arbeid" og "best practices". Dette er anbefalt lesing for alle som verdsetter Shape Up modellen og dens grunnleggende idéer.

Link til boka: https://basecamp.com/books/shapeup

Link til andre bøker fra Basecamp: https://basecamp.com/books